A GDPR május 25-ével vált élessé, és 2018 első felében ez a négy betűből álló szó egyenlővé vált a gigabüntetéstől való rettegéssel, a káosszal, miközben azok, akiket védeni hivatott (az egyszerű felhasználók) lényegében ügyet sem vetettek rá.
Ami viszont a mai napig komoly félreértés a vállalkozók és cégek körében, hogy a könyvelőjüknek milyen feladata is van a GDPR-nak való megfelelésben. A rövid válasz: a könyvelőnek nem tiszte az adatvédelmi feladatokra felkészíteni a vállalkozásokat – kivéve a sajátjukat.
A GDPR és a könyvelés kapcsolata
A GDPR fémjelezte adatok világában alapvető fontosságú, hogy a rendszerek szigorú védelmet nyújtsanak az ügyfelekkel folytatott érzékeny és bizalmas információcsere számára – de ez nem csak akkor, ha ez e-mailen keresztül történik.
A könyvelőknek teljes bizalmi hozzáférést kell kapniuk az feladatuk elvégzéséhez szükséges adatokhoz, ugyanolyan titkosítási és hitelesítési szintekkel, mint az online banki szolgáltatásoknál.
Az e-aláírással és e-jóváhagyással rendelkező rendszerek döntő fontosságúak a könyvelők munkamódszerei szempontjából. Ezek a funkciók teljes ellenőrzési nyomvonalat biztosítanak, ami azt jelenti, hogy a könyvelők gyors, törvényes és GDPR-kompatibilis módon kaphatnak ügyfél-jóváhagyást.
Ezzel pedig a vállalkozás időt, pénzt és gondot takarít meg, megszünteti a papírok felesleges kinyomtatását és elküldését, vagy potenciálisan bizonytalan e-maileket.
A GDPR lényege továbbra is az átlagember adatainak védelme
A GDPR másik lényege az, hogy az ügyfeleknek joga van a saját adataihoz való hozzáféréshez. Egy ügyfél felhívhatja az adatkezelőt, és megkérdezheti, hogy milyen információval rendelkezik róla a cég. Vannak bizonyos szoftverek, amelyek a GDPR szabvány követelményeinek megfelelően segítségére vannak ebben.
A GDPR jelentősen megváltoztatta a könyvelés működését, de nincs okunk félni a szabályozástól, ha időben gondoskodunk a törvényi követelmények teljesítéséről. Kiváltképpen akkor dolgozhatunk nyugodtan, ha a GDPR-nak maximálisan megfelelő cég gondoskodik a szervereink üzemeltetéséről, amilyen a Doclernet is.
Az IRIS OpenSpace segít
Ebben segít például az IRIS OpenSpace program, ami egy Microsoft Azure által, az EU-alapú kiszolgálókon alapuló platform, így megfelel az új GDPR-megfelelés követelményeinek. Mi több, az összes fájlt titkosítottan továbbítja.
Az e-aláírással és funkcióval az ügyfelek gyors és biztonságos jóváhagyást tehetnek. A szoftvernek két fontos hitelesítési formája is van. A biztonságot még jobban erősíti, hogy minden jelszó titkosításra kerül algoritmussal, ami azt jelenti, hogy senki sem láthatja a jelszóvát, még az IRIS sem.
A dokumentumok is titkosításra kerülnek, mivel SSL és AES technológiák használatával töltik fel őket – ami azt jelenti, hogy az információ biztonságos és védett minden átvitel során.